30 tipp és trükk esküvőszervezéshez
Amikor szervezed az esküvődet, vannak dolgok, amiket jó, ha tudsz, és vannak, amiket egyszerűen tudnod kell. Ha azon gondolkodsz, van-e valami, ami felett elsiklottál, a következő 30 tipp a segítségedre lesz, amit a design díjas esküvői ékszerek készítői osztanak meg veled.
1. Először a vendégek
Határozd meg a vendégek hozzávetőleges számát, mielőtt helyszínt kezdesz keresni. Így biztos lehetsz benne, hogy a vendégsereg kényelmesen el fog férni. Általános szabály szerint egy vendégre 2,5-3 négyzetméternyi területet kell számolni. Ez soknak tűnhet, de máris nem az, ha belegondolsz, hogy hely kell az asztaloknak, a zenekarnak, a pincéreknek és a táncparkettnek is.
2. Ellenőrizd a dátumot
Figyelj arra, hogy az esküvőd ne olyan napra legyen kitűzve, amikor valami nagyobb helyi rendezvény is zajlik, ami nehezítheti a helyszín elérését a vendégek számára.
3. Hallgass az anyatermészetre
Vedd figyelembe az időjárást is, mert sok kellemetlenséget okozhat. Köztudott, hogy a vendégek hamarabb távoznak a forró napokon tartott esküvőkről, de a télen nem megfelelően fűtött helyiségeket is gyorsabban elhagyják. Az ünneplést tönkretehetik a nyüzsgő rovarok is, ezért gondoskodj a távoltartásukról, pl. kis ajándéktasakokban készíts oda a vendégeknek szúnyogriasztókat. Ha naplementében szeretnéd kimondani az igent, előre ellenőrizd ennek pontos időpontját. És mindig, mindig legyen B terved, ha az időjárás közbeszólna!
4. Figyelj a bankszámládra
A magad hasznára is fordíthatod azt, hogy az esküvő sok kiadással jár. Igényelj olyan hitelkártyát, melynél a költéseid után visszatérítést kapsz. A nagyobb összegű kiadásokat erről a hitelkártyáról intézd, a visszatérítést pedig felhasználhatod a nászúthoz!
5. Fogadd el az ajánlásokat
Hallgass az esküvői fotósodra, ha tud ajánlani egy jó virágkötőt, és fogadd meg a hotel recepció vezetőjének tanácsát, mert ő tudni fogja, hogy az ott rendezett esküvőkön melyik banda muzsikált a legjobban.
6. Szűkítsd a listát
A legegyszerűbb módja az esküvői költségek lefaragásának, ha szűkíted a meghívottak körét. A költségek nagy része ugyanis a vendégek vacsorájára és az italokra megy el.
7. Kérj, és megadatik
Mielőtt bárkivel aláírnál szerződést, fixáld le, hogy mit szeretnél. Pl. plusz egy órát a koktélok felszolgálásához, vagy egy kis extra időt a zenekartól. Ha már aláírtál velük, és utólag próbálsz meg egyezkedni, sokkal nehezebb dolgod lesz.
8. Készíts étkeztetési tervet
Egy másik előre nem látható költség: a személyzet étkeztetése. Mielőtt felfogadnád őket, biztosítsd be magad, hogy ők nem ugyanazt a vacsorát fogják fogyasztani, mint a vendégek. Válassz helyette olcsóbb menüt, az étteremnek pedig időben add le a listát, hogy a külön ételekkel hány főre készüljenek. Ebből a fotóst és a zenekar tagjait se felejtsd ki!
9. Légy precíz a szervezésben
Egy külön mappában rendszerezz minden olyan iratot, ami az esküvővel kapcsolatos. Fűzd le a különböző szolgáltatókkal kötött szerződéseket, és a saját feljegyzéseidet is a fontos dátumokról, a még elintézendő dolgokról. A fontos beszállítók számát mentsd el a telefonodban. Esküvőszervezéshez ma már remek alkalmazásokat is találhatsz.
10. Gondolj a bárra
Általában 50 vendéghez elég egy bártender, de ha extra koktélokkal is szeretnéd megörvendeztetni a vendégsereget, készülj plusz fővel, aki az időigényes italokat elkészíti.
11. Oszd szét a költségeket
Az esküvői kiadásoknál a következő szabályt kövesd: a teljes kiadás 48-50%-át szánd a fogadásra, 8-10%-át a virágokra, 8-10%-át a ruhákra, 8-10%-át a zenére, 10-12%-át a fotósra/videósra, 2-3%-át a meghívókra, 2-3%-át az ajándékokra, 8%-át pedig az olyan kiadásokra, mint pl. az esküvőszervező. Az esküvőre szánt pénz 5-10%-át azonban tedd félre a váratlan helyzetekre, pl. ha több vendéget kell meghívni, a ruhán kell igazítani, vagy a helyszín feldíszítése kívánna meg némi extra kiadást.
12. Ne félj elmondani a kéréseidet
Az esküvőszervezéskor a különböző szolgáltatók a legfőbb támaszaid. Ne félj elmondani nekik, hogy te mit szeretnél pontosan. Őszintén beszélgess velük az elképzeléseidről, hiszen az a feladatuk, hogy a te vágyaidat megvalósítsák.
13. Várj az időponttal
Néha egy közeli időpont éppen a javadat szolgálja. Minél közelebb tudjátok csak lefoglalni az esküvő időpontját, annál több kedvezményben reménykedhetsz. A legtöbben kb. 6 hónappal korábban foglalják a helyszínt, de ha csak 2 hónap van addig, akár 25%-ot is megtakaríthatsz. A pénteki és a vasárnapi esküvőkért pedig általában 30%-kal kell kevesebbet fizetni, mint a szombatiakért.
14. Gondoskodj a meghívókról
Az esküvői meghívódra természetesen tökéletes bélyeget szeretnél. De nem biztos, hogy a helyi postán ez rendelkezésre áll, főleg nem a kívánt mennyiségben. Jobb, ha előre megrendeled ezeket, és a szükséges papírárut is.
15. Készülj fel az elutasításra
Általában a meghívott vendégek 15-20%-a nem jelenik meg az esküvőn. Természetesen ez függ a helyszíntől is, hogy a vendégeknek mennyit kell utazniuk, és befolyásolja az időzítés is, pl. nyáron lehet, hogy sokan abban az időpontban nyaralnak.
16. Gyerekekre nézve hozz egységes szabályt
Vagy tárt karokkal várod őket, vagy beleírod a meghívóba, hogy az csak felnőtteknek szól. De fogadhatsz a lagzira gyerekvigyázót is, aki az egyik családtag házában vagy egy hotelszobában felügyel a meghívottak gyerekeire. Azt viszont kerüld el, hogy egyes családtagoknak megengeded, hogy hozzák a gyerekeiket, a távolabbi ismerősöknek viszont megtiltod ezt.
17. Állíts fontossági sorrendet a vendégek között
A vendéglistádon húzz egy vonalat az elsőbbséget élvező és a többi vendég közé. A közvetlen családtagok, a legjobb barátok a lista elején foglalnak helyet. Ezután jönnek a nagynénik, nagybácsik, unokatestvérek és barátok, akik nélkül nem tudnád elképzelni az esküvődet. Őket követik a szüleid barátai, a szomszédok, a munkatársak. Ha le kell faragnod a vendéglistából, kezd alulról, a kevésbé fontos vendégektől!
18. Egyszerre csak egy lépést
Tervezd meg, hogy milyen lépések következnek egymás után az esküvőszervezésben, és mindig csak az éppen sorra kerülőre koncentrálj, hogy elkerüld a káoszt. Ne foglalj le semmilyen szolgáltatást, mielőtt egyáltalán tudnád az esküvőd pontos időpontját, ne tervezd meg a tortádat, mielőtt kiválasztottad volna a virágdíszeket, és ne foglalj le zenekart, míg nem tudod, mekkora hely áll rendelkezésedre.
19. Csak házasok és jegyesek
Ha a vendéglistád még mindig túl hosszú, rövidebbre nyisszanthatod azzal a szabállyal, hogy csak házasokat vagy jegyespárokat hívsz meg az esküvődre, de plusz főket nem. Természetesen az egyedülállók is jöhetnek, az ő esetükben viszont nagyon figyelj az ültetésre, nehogy egyedül maradjanak egy asztalnál vagy csupa pár közé kerüljenek.
20. Szobafoglalás
Amint megvan a pontos dátum, kezdj el hotelt keresgélni a vendégek számára. Sok szállodában kedvezményeket kaphatsz a több foglalásra. Ha azonban a hotel az esetleges szobalemondás miatt extra térítést kér tőled, az ajánlatot ne fogadd el! Ne fizess azért, mert néhány vendég nem tudott eljönni.
21. Készíts útvonaltervet
Gondoskodj arról, hogy a vendégek könnyen odataláljanak a helyszínre. Készíts akár online egy térképet, jelölj ki olyan útvonalat, ami várhatóan dugótól és lezárásoktól mentes lesz. Próbáld ki te magad is a különböző útvonalakat, majd a legjobbat válaszd ki, és küldd el a meghívottaknak, hogy kinyomtathassák.
22. Írásban kérd
Minden változásról, amiben megegyezel valamelyik szolgáltatóval, kérj írásbeli megerősítést. Ha emailen intézitek, küldj neki te megerősítő választ, pl. hogy rendben, tehát a helyszín éjjel 2-ig tart nyitva. Ne csak feltételezd, hogy rendben fognak menni a dolgok, hanem menj biztosra!
23. Legyen idő a helyszín előkészítésére
Győződj meg róla, hogy elég idő marad a helyszín előkészítésére. Ha egy csapatot bízol meg ezzel a feladattal, kérdezz rá, mikor tudnak kezdeni, pl. már előző nap vagy csak az esküvő reggelén. A lényeg, hogy az esküvő kezdetére minden készen álljon.
24. Ne feledd a házassági engedélyt
Hivatalos papírokra az esküvőhöz szükséged van. Ellenőrizd a hivatalok nyitva tartását, ha szükséges, foglalj előre időpontot. Egy-egy másolattal lásd el a szülőket is arra az esetre, ha nálad a szervezés közben elkeverednének.
25. Fuss át az alapszabályokon
Légy felkészült, a helyszínen érdeklődj a betartandó szabályokról, pl. lehet-e vakuval fotózni, a nők szabadon hagyhatják-e a vállaikat, vagy kinti esküvő esetén nem bánják-e, ha a sátrat a pázsitba szúrjátok le.
26. Osztályozd a kiadásokat
Az esküvői költségvetés lényege az egyensúly. Készíts listát, amin először a kulcsfontosságú kiadásokat vedd sorra, mint a zenekar, az esküvői ruha, a fotós, a meghívók, a virágok. Számozd meg őket aszerint, hogy melyik a legfontosabb és melyik a kevésbé lényeges. Elsősorban arra fordíts nagyobb összeget, ami magasabb prioritást élvez. Pl. ha számodra egy ragyogó esküvői ruha és a lenyűgöző ételkompozíciók a fontosak, faragj le a meghívók és a virágdíszek költségeiből.
27. Figyelj arra, mit hallanak és látnak a vendégek
Győződj meg róla, hogy vendégeid a helyükről élvezni tudják az esküvőt, és nem maradnak le semmiről. Ha pl. valaki 15 sorral távolabb ül tőletek, valószínűleg szükséged lesz egy mikrofonra és egy emelvényre is, ami szintén megdobhatja a költségeket. A hellyel okosan kell gazdálkodnod!
28. Írd össze a legfontosabb telefonszámokat
Az esküvőd napjára mindenkinek a telefonszáma legyen nálad, akire vészhelyzetben szükséged lehet. Ide tartozik a sofőr, a fotós, az esküvőszervező, akikkel az utolsó pillanatban is szükség lehet egyeztetésre, főleg, ha változtatásokat szeretnél az eredeti elképzelésekhez képest.
29. Menyasszonyi ruhát ne egyedül válassz
Egy idő után az összes menyasszonyi ruha egyformának tűnik, ezért jobb, ha hívsz magaddal valakit, aki kívülállóként tud segíteni a véleményével. De nem mindegy, kit bízol meg ezzel! Ha anyukád vagy a nővéred éppen nem ér rá, szólj annak a barátnődnek, akit a legőszintébbnek tartasz. Az őszinte véleményre most mindennél nagyobb szükséged lesz!
Amikor a szervezés utolsó hónapjához érsz, nézd végig a még mindig végtelennek tűnő listádat, és az utolsó három dolgot egyszerűen húzd ki róla! Ezek már nem döntő fontosság dolgok, mint pl. a bevonuló zene, az utolsó egyeztetések a beszállítókkal, vagy hogy minden vendég kézzel készült, “Friss házasok” feliratú kekszet kapjon ajándékba. Ezeket távolítsd el a listáról, és többé ne foglalkozz velük!
